Firmy parasolowe (Umbrella) stały się bardziej powszechne w Wielkiej Brytanii w ciągu ostatnich kilku lat, od czasu wprowadzenia zasad IR35. Są one regularnie wykorzystywane przez tysiące kontrahentów agencyjnych, głównie w celach administracyjnych.
Chociaż nie istnieje ustawowa definicja przedsiębiorstwa “parasolowego”, według HMRC “ogólnie przyjmuje się, że przedsiębiorstwo “parasolowe” to przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników tymczasowych, którzy pracują u różnych klientów końcowych”.
Firmy “parasolowe” nie działają jako agencje rekrutacyjne. Nie pozyskują one pracy dla kontrahentów, ani nie znajdują pracowników dla firm. Zamiast tego ułatwiają zawarcie umowy ogólnej, działając jako pośrednik pomiędzy kontrahentami, klientem końcowym, a czasami jako agencja rekrutacyjna.
Głównym celem firmy parasolowej jest zarządzanie zatrudnianiem i wynagradzaniem kontrahentów, a jednocześnie pomoc w ochronie klientów końcowych lub agencji rekrutacyjnych przed zobowiązaniami IR35.
Jak działają firmy parasolowe?
Wykonawcy będą oficjalnie zatrudnieni przez firmę parasolową. Powinni oni otrzymać umowę o pracę i otrzymać standardowy zestaw praw pracowniczych, takich jak zasiłek macierzyński, chorobowy itp.
Odrębnie zostanie zawarta umowa pomiędzy firmą parasolową a klientem końcowym. Albo w niektórych przypadkach, pomiędzy (i) firmą parasolową i agencją pracy tymczasowej oraz (ii) pomiędzy agencją pracy tymczasowej i klientem końcowym.
Płatność
Firma parasolowa będzie otrzymywać zapłatę od klienta końcowego po ustalonej umownie stawce za wykonanie określonych usług, które mogą być usługą jednorazową lub bieżącą. Alternatywnie, firma parasolowa będzie opłacana przez firmę rekrutacyjną, która z kolei będzie opłacana przez klienta końcowego.
Kiedy firma parasolowa otrzyma płatność od agencji rekrutacyjnej lub klienta końcowego, zatrzyma pewną kwotę pieniędzy dla siebie, zazwyczaj:
- uzgodnioną opłatę administracyjną;
- kwotę, którą muszą zapłacić w składkach na ubezpieczenie społeczne (NIC) dla każdego wykonawcy;
- opłaty urlopowe i dopuszczalne wydatki; oraz
- niektóre inne kwoty, które odnoszą się do kosztów szczególnych (np. opłata za praktyki zawodowe).
Pozostała część pieniędzy jest wypłacana przez firmę parasolową wykonawcy jako jego wynagrodzenie brutto. Następnie podlega ona odliczeniom PAYE, tj. podatek dochodowy i NIC.
Payslipy
Ponieważ wszyscy pracownicy mają prawo do indywidualnego, pisemnego dowodu wynagrodzenia, firmy parasolowe są prawnie zobowiązane do dostarczenia swoim kontrahentom wyszczególnionego dowodu wynagrodzenia. Odcinki te zazwyczaj zawierają podział płatności otrzymywanych przez firmę “parasolową” od agencji, w tym kwotę zatrzymaną przez firmę “parasolową” (np. opłata administracyjna i NIC pracodawcy).
Odrębnie podane są szczegóły dotyczące wynagrodzenia brutto wykonawcy oraz różne potrącenia.
Alternatywa dla spółek “parasolowych”: zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czyli limited company.
Zamiast korzystać z firmy parasolowej, wielu kontrahentów decyduje się na założenie własnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (często nazywanej Osobistą Firmą Usługową lub PSC, gdy jest ona założona w tym celu).
To zasadniczo eliminuje pośrednika i oszczędza na kosztach, które w przeciwnym razie zostałyby zatrzymane przez firmę parasolową. Wiąże się to jednak z dodatkową administracją i może również prowadzić do problemów związanych z zasadami IR35.
Zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardzo proste i może zostać ukończone w ciągu kilku godzin, szczególnie jeśli odbywa się za pośrednictwem przedstawiciela ds. zakładania spółek.
Co to jest IR35?
W ostatnich latach znaczna liczba firm próbowała przekształcić część swojej siły roboczej z pracowników na kontrahentów, często w celu uniknięcia podatku. Aby przeciwdziałać tej tendencji, rząd wprowadził różne akty prawne, które mają na celu uniemożliwienie pracodawcom klasyfikowania pracowników jako kontrahentów, gdy, w każdym przypadku, są oni pracownikami (praktyka znana jako “ukryte zatrudnienie”).
Przepisy IR35 (znane również jako przepisy dotyczące pracy poza wynagrodzeniem) weszły w życie w 2000 roku i ograniczyły ogólną praktykę pracy w ukryciu. Nie przeszkodziło to jednak spółkom świadczącym usługi zarządzane (MSC) w kontynuowaniu praktyki ukrytego zatrudnienia (tj. sytuacji, w której spółka pośrednicząca – MSC – zasadniczo dystansuje “pracodawcę” od “ukrytego pracownika”). Tak więc rząd wprowadził również w 2007 r. przepisy dotyczące MSC, które uznawały wszystkie płatności otrzymywane przez pracownika pracującego za pośrednictwem MSC za dochód z zatrudnienia.
Reformy do przepisów IR35 mają wejść w życie w kwietniu 2021 r. Reformy te mogą sprawić, że klienci końcowi będą bardziej ostrożni w kontaktach bezpośrednio z kontrahentami, którzy zakładają własne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Czy firmy parasolowe podlegają przepisom IR35 i MSC?
Wykonawcy, którzy obawiają się, że mogą podlegać przepisom o spółkach świadczących usługi zarządzania, mogą albo założyć własną spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, albo pracować za pośrednictwem spółki “parasolowej”. Zazwyczaj jest to wystarczające do stwierdzenia, że nie podlegają one przepisom MSC.
Założenie własnej spółki nie będzie jednak zwykle dotyczyło IR35. Można jednak podjąć inne środki, np. przyjęcie większej liczby klientów i zapewnienie, że każda umowa z klientem indywidualnym/podstawowym nie jest zbyt restrykcyjna i nie odzwierciedla umowy o pracę. Firmy “parasolowe” są zazwyczaj bezpieczniejszą opcją w rozumieniu IR35.
Jednak niektóre firmy “parasolowe” mogą być również niezgodne z przepisami podatkowymi, dlatego należy zachować ostrożność przy ich stosowaniu.
Firmy parasolowe a firmy świadczące usługi personalne (PSC)
Więc czy wykonawca powinien korzystać z firmy parasolowej czy założyć własne PSC? Oto kilka spraw, które należy wziąć pod uwagę:
- Wykonawcy pracujący w ramach PSC nie mają żadnych praw pracowniczych. Ale jako pracownik firmy parasolowej, korzystają oni ze wszystkich zabezpieczeń, jakie dają im przepisy prawa pracy (np. dostęp do urlopu, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, itp.)
- Prowadzenie PSC wymaga więcej administracji niż praca w firmie parasolowej; należy składać roczne sprawozdania finansowe wraz z oświadczeniem potwierdzającym i zeznaniem podatkowym. Z drugiej strony, właściciel spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma o wiele większą kontrolę nad tym, jak jest ona prowadzona.
- Zgodnie z zasadami IR35, wyjmowanie pieniędzy ze spółki z o.o. jest generalnie bardziej efektywne podatkowo niż praca w firmie parasolowej, która podlega opodatkowaniu PAYE. Ponadto, istnieją opłaty administracyjne, które są pobierane przez spółkę parasolową, zmniejszając całkowitą kwotę, która w przeciwnym razie trafiłaby bezpośrednio do kieszeni wykonawcy.
- Firmy “parasolowe” są czasami faworyzowane przez klientów końcowych, ponieważ zazwyczaj są bardziej ostrożne w postępowaniu z PSC ze względu na komplikacje związane z IR35. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że firma parasolowa jest legalna i przestrzega wszystkich przepisów podatkowych.
